Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung – D.CT Deutsche Cleantech GmbH („D.CT“)
Zuletzt geändert am 17. Juli 2023

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf der Webseite der D.CT sowie über Ihr Interesse an unserer M&A und Corporate Finance Beratung. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und setzen uns dafür ein, dass diese verantwortungsvoll in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) und anderen geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir diesen Schutz bei D.CT umsetzen. Wir legen dar, welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten oder an andere Personen weitergeben.

Wir verweisen im Folgenden auf die DSGVO, wenn wir die Verarbeitung personenbezogener Daten beschreiben. Bitte beachten Sie daher beim Lesen dieser Datenschutzerklärung, dass der Verweis auf die DSGVO nur dann gilt, wenn sie anwendbar ist.

Unter „personenbezogenen Daten“ verstehen wir in Übereinstimmung mit der DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dabei handelt es sich nicht nur um persönliche oder private Informationen, sondern auch um Informationen wie Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihr Nutzerverhalten und Ihre E-Mail-Adresse.

1. Verantwortlichkeit und Kontakt

In dieser Datenschutzerklärung bezieht sich „D.CT“, „wir“, „uns“ oder „unser“ auf die D.CT Deutsche Cleantech GmbH. D.CT ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche im Sinne der DSGVO (falls anwendbar), da wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der jeweiligen Beziehung zu Ihnen verwenden. Die Adresse, die Firmierung D.CTs und weitere rechtliche Angaben finden Sie unter [Link zum Impressum].

Wenn Sie Kommentare, Beschwerden oder Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Sie Ihre Betroffenenrechte ausüben möchten, dann kontaktieren Sie uns gerne unter den folgenden Kontaktdaten:

D.CT Deutsche Cleantech GmbH
Hochstraße 29
D-60313 Frankfurt
Telefon: +49 69 2692354-0
Telefax: +49 69 2692354-99
E-Mail: info@d-ct.de

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, speichern, nutzen, offenlegen und übertragen (im Folgenden „verarbeiten„). Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, hängt vom Kontext Ihrer Interaktionen mit uns ab, den Produkten, Diensten und Funktionen, die Sie nutzen, Ihrem Standort und dem geltenden Recht. Wir verarbeiten Ihre Daten aus den unten beschriebenen Gründen und nur für den jeweils vorgesehenen Zweck.

Unsere Dienste sind weder an Kinder und/oder Jugendliche, beide im Sinne des § 7 des SGB VIII, Absatz I, Nrn. 1 bzw. 2, gerichtet noch für diese bestimmt.

Es ist wichtig, dass die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen haben, korrekt und aktuell sind. Sollten sich Ihre personenbezogenen Daten ändern, teilen Sie uns bitte alle Änderungen mit, von denen wir Kenntnis haben sollten. Bitte verwenden Sie die oben genannten Kontaktdaten oder informieren Sie Ihren Ansprechpartner bei D.CT.

2.1. Webseitenbesuch

2.1.1. Server Logs

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, zeichnen wir folgende Informationen auf:

Ihre IP-Adresse;
die auf der Webseite aufgerufenen Daten;
die übertragene Datenmenge;
die Webseite, von der die Anforderung zu unserer Webseite kommt;
den Server-Antwort-Code auf die Anfrage Ihres Browsers;
Informationen zu dem von Ihnen genutzten Browser
Datum, Uhrzeit und Dauer Ihres Webseite-Aufrufs und
andere ähnliche Daten und Informationen, die dazu dienen, das Risiko eines Angriffs auf unsere informationstechnischen Systeme abzuwenden.

D.CT kann diese Daten in der Regel keiner bestimmten Person zuordnen.

Eine Aufzeichnung dieser Informationen ist erforderlich, um

die Inhalte unserer Webseite richtig zu übermitteln;
unsere Webseite ständig zu optimieren;
die Funktionen unserer IT-Systeme und Technologie unserer Webseite dauerhaft zu gewährleisten und
um den Strafverfolgungsbehörden die notwendigen Informationen für die Strafverfolgung im Falle eines Cyberangriffes zur Verfügung zu stellen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (zur Optimierung unserer Webseite), Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (zur ordnungsgemäßen Bereitstellung der Inhalte unserer Webseite und zur Sicherstellung der kontinuierlichen Funktionsfähigkeit unserer IT- Systeme und der Technologie unserer Webseite) und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO (um den Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffs die für die Strafverfolgung notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen).

2.1.2. Personenbezogene Daten, die direkt von Ihnen erhoben werden

Wir erfassen und verarbeiten Informationen, die Sie auf unserer Webseite eingeben oder uns anderweitig (einschließlich durch den einfachen Webseitenbesuch) übermitteln. Dazu gehören Daten, die Sie in Formularen oder Kontaktfelder eingeben oder aus Listen oder Menüs auswählen.

Es gibt einige Bereiche auf unserer Webseite, in denen Sie uns Informationen übermitteln können, indem Sie Dokumente über diese Webseite auf unsere Server hochladen oder uns diese Informationen per E-Mail zukommen lassen. Das passiert zum Beispiel, wenn Sie sich online bewerben.

Auf unserer Webseite haben Sie weiterhin die Möglichkeit, über die dort bereitgestellten Kontaktformulare und E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern Kontakt zu D.CT aufzunehmen. Wenn Sie auf diese Weise Kontakt zu uns aufnehmen, werden alle daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Ihre Angaben können in unserem Customer Relationship Management-System gespeichert werden. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Anfrage verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (allgemeine Anfragen). Sofern die Kontaktaufnahme zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung der von uns erhobenen personenbezogenen Daten dient allein zur effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen.

2.1.3. Verarbeitung von Daten aus Ihren Endgeräten (sog. Cookie-Richtlinie)

Zusätzlich zu den oben genannten Daten verwenden wir bei Ihrer Nutzung unserer Website technische Hilfsmittel für verschiedene Funktionen, insbesondere Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden können. Einige von ihnen sind notwendig, während andere nicht notwendig sind, uns jedoch helfen, die Navigation auf der Webseite zu verbessern, die Nutzung der Webseite zu analysieren und unsere Marketingaktivitäten zu unterstützen. Sie können in den Einsatz der nicht notwendigen Cookies mit dem Klick auf die Schaltfläche “OK” einwilligen oder per Klick auf die Schaltfläche „Ablehnen“ ablehnen sowie nur bestimmte Cookie-Gruppen (Präferenzen, Statistiken, Marketing) auswählen und mit der Schaltfläche “Auswahl erlauben” akzeptieren. Sie können alle diese Cookie-Einstellungen jederzeit aufrufen und Cookies auch nachträglich jederzeit abwählen.

Cookies sind Textdateien oder Informationen in einer Datenbank, die auf Ihrer Festplatte gespeichert und dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet werden, sodass der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen können. Sie dienen primär dazu, die Benutzererfahrung auf einer Website schneller und nutzerfreundlicher auszugestalten.

Laut Gesetz können wir Cookies auf Ihrem Gerät speichern, wenn diese für den Betrieb dieser Seite unbedingt notwendig sind. Für alle anderen Cookie-Typen benötigen wir Ihre Erlaubnis. Diese Seite verwendet unterschiedliche Cookie-Typen. Einige Cookies werden von Drittparteien platziert, die auf unseren Seiten erscheinen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit von der Cookie-Erklärung auf unserer Webseite ändern oder widerrufen.

Notwendig (2)

Notwendige Cookies helfen dabei, eine Webseite nutzbar zu machen, indem sie Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite ermöglichen. Die Webseite kann ohne diese Cookies nicht richtig funktionieren.

Name	Anbieter	Zweck	Ablauf	Typ
Cookieyes-consent	CookieYes	CookieYes setzt dieses Cookie, um die Einwilligungspräferenzen der Nutzer zu speichern, sodass ihre Präferenzen bei späteren Besuchen dieser Seite berücksichtigt werden. Es werden keine persönlichen Informationen über die Besucher der Website gesammelt oder gespeichert.	1 Jahr	Notwendig

Name	Anbieter	Zweck	Ablauf	Typ
pll_language	Polylang	Polylang setzt dieses Cookie, um die vom Nutzer gewählte Sprache zu speichern, wenn er auf die Website zurückkehrt, um die Sprachinformationen zu erhalten wenn sie auf andere Weise nicht verfügbar sind.	1 Jahr	Notwendig

Statistiken, Marketing und Verfolgung (1)

Diese Cookies werden verwendet, um zu verstehen, wie die Besucher mit der Website interagieren. Diese Cookies dienen dazu, Aussagen über Anzahl der Besucher, Absprungrate, Herkunft der Besucher und mehr treffen zu können.

Name	Anbieter	Zweck	Ablauf	Typ
_ga	Google	Google Analytics setzt Cookies, um Besucher-, Sitzungs- und Kampagnendaten zu berechnen und die Nutzung der Website für den Analysebericht der Website zu verfolgen. Das Cookie speichert Informationen anonym und weist eine zufällig generierte Nummer zu, um einzelne Besucher zu erkennen.	1 Jahr, 1 Monat, 4 Tage	Marketing

2.1.4. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Innerhalb unserer Webseite verwenden wir Inhalte oder Dienstleistungsangebote von Dritten, um deren Inhalte und Dienstleistungen zu integrieren. Im Falle von technisch notwendigen Cookies tun wir dies auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, im Falle technisch nicht notwendiger Cookies auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als „Web Beacons“ bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die „Pixel-Tags“ können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Webseite, ausgewertet werden.

Bei einigen Besuchen können wir Software-Tools wie JavaScript verwenden, um Session-Informationen zu messen und zu sammeln, einschließlich der Antwortzeiten auf Seiten, Download-Fehlern, der Dauer der Besuche auf bestimmten Seiten, Informationen zur Seiteninteraktion (wie Scrollen, Klicks und Mouse-Overs) und den Methoden, die zum Verlassen der Seite verwendet werden. Wir können diese Informationen verwenden, um die Aktivitäten auf der Webseite zu messen, um Ideen zur Verbesserung unserer Webseite zu entwickeln und für jeden anderen Zweck, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und z.B. technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseite, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten sowie mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden.

Wir verwenden und beauftragen bestimmte Anbieter mit der Verwendung von Cookies, Web Beacons und ähnlichen Tracking-Technologien (zusammenfassend „Cookies„) auf unserer Webseite. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht von Drittanbietern und ihrer Inhalte sowie Links zu deren Datenschutzerklärungen, die weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten und ggf. weitere Widerspruchsmöglichkeiten (sog. Opt-Out) enthalten.

Google Analytics / Google Search Console

Soweit Sie Ihre Einwilligung erklärt haben, werden auf dieser Webseite Google Analytics sowie die Google Search Console eingesetzt, ein Webanalysedienst der Google LLC. Zuständiger Dienstanbieter in der EU ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics sowie die Google Search Console verwenden jeweils Cookies, die eine Analyse der Benutzung unserer Webseite durch Sie ermöglichen. Die mittels der Cookies erhobenen Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir nutzen die Funktion ‘anonymizeIP’ (sog. IP-Masking): Aufgrund der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics/Google Search Console von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Während Ihres Webseite-Besuchs werden u.a. folgende Daten erfasst:

die von Ihnen aufgerufenen Seiten,

Ihr „Klickpfad“,
Erreichung von „Webseite-Zielen“ (Conversions, z.B. Newsletter-Anmeldungen, Downloads, Käufe),
Ihr Nutzerverhalten (beispielsweise Klicks, Verweildauer, Absprungraten),
Ihr ungefährer Standort (Region)
Ihre IP-Adresse (in gekürzter Form),
technische Informationen zu Ihrem Browser und den von Ihnen genutzten Endgeräten (z.B. Spracheinstellung, Bildschirmauflösung),
Ihr Internetanbieter,
die Referrer-URL (über welche Webseite/ über welches Werbemittel Sie auf diese Webseite gekommen sind).

In unserem Auftrag wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre (pseudonyme) Nutzung der Webseite auszuwerten und um Reports über die Webseite-Aktivitäten zusammenzustellen. Die durch Google Analytics/Google Search Console bereitgestellten Reports dienen der Analyse der Leistung unserer Webseite und des Erfolgs unserer Marketing-Kampagnen.

Empfänger der Daten ist Google als Auftragsverarbeiter. Hierfür haben wir mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Die Google LLC mit Sitz in Kalifornien, USA, und ggf. US-amerikanische Behörden können auf die bei Google gespeicherten Daten zugreifen. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die von uns gesendeten und mit Cookies verknüpften Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat.

Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie

Ihre Einwilligung in das Setzen des Cookies nicht erteilen oder
das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics HIER (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de) herunterladen und installieren.
Sie können die Speicherung von Cookies auch durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern.

Rechtsgrundlage und Widerrufsmöglichkeit für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen von Google Analytics/Google Search Console und zum Datenschutz bei Google finden Sie unter https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/de/ und unter https://policies.google.com/?hl=de. Datenverarbeitungsbedingungen für Google Werbeprodukte und Standardvertragsklauseln für Drittlandtransfers von Daten: https://business.safety.google/adsprocessorterms.

Google Tag Manager

Unsere Webseite benutzt Google Tag Manager. Google Tag Manager ist ein Service, der es ermöglicht, vermarktete Webseite-Tags über eine Schnittstelle zu verwalten. Das Tag-Manager-Tool selbst (das die Tags implementiert) ist eine Cookie-lose Domain und registriert keine persönlichen Daten. Das Tool bewirkt, dass andere Tags aktiviert werden, die ihrerseits unter Umständen Daten registrieren können. Google Tag Manager greift nicht auf diese Informationen zu. Wenn die Aufzeichnung auf Domain- oder Cookie-Ebene deaktiviert wurde, bleibt diese Einstellung für alle mit Google Tag Manager implementierten Tracking-Tags erhalten. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

CookieYes

Unsere Webseite nutzt die Cookie-Consent-Technologie von CookieYes, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies in Ihrem Browser einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren.

Wenn Sie unsere Webseite betreten, wird ein Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht an den Anbieter von CookieYes weitergegeben.

Die erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. das Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Der Einsatz der CookieYes-Consent-Technologie erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

LinkedIn

Unsere Webseite nutzt Funktionen des Netzwerks LinkedIn. Anbieter ist die LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA.

Bei jedem Abruf einer unserer Seiten, die Funktionen von LinkedIn enthält, wird eine Verbindung zu Servern von LinkedIn aufbaut. LinkedIn wird darüber informiert, dass Sie unsere Internetseiten mit Ihrer IP-Adresse besucht haben. Wenn Sie den „Recommend-Button“ von LinkedIn anklicken und in Ihrem Account bei LinkedIn eingeloggt sind, ist es LinkedIn möglich, Ihren Besuch auf unserer Internetseite Ihnen und Ihrem Benutzerkonto zuzuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch LinkedIn haben.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn unter: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

2.2. Mandanten / Sonstige Vertragspartner

Wenn Sie mit uns in Kontakt getreten sind, um einen Vertrag (z.B. eine Mandatsvereinbarung) mit uns abzuschließen, z.B. durch eine E-Mail oder ein Treffen mit einem unserer MitarbeiterInnen, dann erheben, verwenden und speichern wir in begrenztem Umfang personenbezogene Daten , wie z.B. Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Arbeitgeber, Ihre Kontaktdaten und andere Informationen, die für den Vertrag erforderlich sind (z.B. zur Beratung des Mandanten).

Wir sammeln, verarbeiten und speichern diese personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

Identifizierung von Gesellschaftern und MitarbeiterInnen oder Kontaktpersonen des Mandanten oder sonstigen Vertragspartners
Beratung des Mandanten und Vertragserfüllung
Korrespondenz mit dem Mandanten oder sonstigen Vertragspartner oder den Kontaktpersonen des Mandanten oder sonstigen Vertragspartners
Rechnungsstellung
Im Zusammenhang mit der Beilegung von Streitigkeiten oder anderen rechtlichen Beschwerden
Kontaktaufnahme zu den Gesellschaftern oder den Kontaktpersonen des Mandanten oder sonstigen Vertragspartners im Falle zukünftiger Geschäftsvorgänge, die für die Gesellschafter und/oder Mandanten oder sonstigen Vertragspartner von Interesse sind
Einladungen von Mandanten oder sonstige Vertragspartner zur Teilnahme an Marketing- oder anderen Werbeveranstaltungen oder Seminaren oder ähnlichen Veranstaltungen und Information der Mandanten oder sonstigen Vertragspartner zu anderen Themen, die ihn interessieren könnten
Durchführung von Sanktionslisten-/Compliance/GwG-Screenings (siehe weitere Details unten)
Bitte um Feedback (z.B. in einer Umfrage zu unseren Services und um das erhaltene Feedback zu verwalten, überprüfen und darauf zu reagieren)

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, wenn sie für den Abschluss eines Vertrages, für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertrages und für die gegenseitige Erfüllung der sich aus dem Vertrag ergebenden Verpflichtungen erforderlich ist, außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, wenn es sich um eine gesetzliche Verpflichtung im Falle der Beilegung von Streitigkeiten oder sonstigen rechtlichen Beschwerden handelt, ferner Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, wenn Sie uns Ihre Visitenkarte gegeben haben, und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, wenn dies für die berechtigten Interessen von D.CT erforderlich ist.

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern sind wir verpflichtet, Sanktionslisten-Screenings durchzuführen, um bestehenden Compliance-Pflichten nachzukommen. Eine solche Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf der Erlaubnis zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder gemäß den entsprechenden Vorschriften anderen anwendbaren Rechts.

Teilweise recherchieren und verwenden wir personenbezogene Daten aus öffentlichen Quellen (wie LinkedIn, Xing und andere öffentlich zugänglichen Quellen im Internet), um Ihre Daten zu vervollständigen oder zu korrigieren (Vornamen, Unternehmen, Land etc.). Wir speichern diese Daten in unserem CRM-System. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten, wie z.B. Namen, E-Mail-Adressen, organisatorische Angaben, können von uns auch im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Microsoft 365 Services verarbeitet werden. Für diesen speziellen Zweck gelten gesonderte Datenschutzhinweise (siehe die ergänzende Datenschutzerklärung für Microsoft365 Cloud Services (nur in Englisch)).

2.3. BesucherInnen in unserem Büro

Wenn Sie unser Büro besuchen, können wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen für die folgenden Zwecke erfassen:

Kontaktinformationen durch Ausfüllen der Sicherheitsliste der Besucher im Rahmen unserer berechtigten Interessen (Sicherheit des Gebäudes);
Videobilder von Ihnen im Eingangs- und Ausgangsbereich aus CCTV-Aufnahmen im Rahmen unserer berechtigten Interessen (Sicherheit des Gebäudes);
Ihren Namen und die Zeit, zu der Sie unser Büro über ein Sicherheitszugangssystem betreten haben, in Übereinstimmung mit unseren berechtigten Interessen (Aufrechterhaltung der Sicherheit unseres Büros);
Namen und Essenswünsche für die Verpflegung in Meetings im Rahmen unserer berechtigten Interessen (Berücksichtigung der Bedürfnisse von Besuchern);
Gesundheitsdaten zur Unterstützung bei der Bekämpfung von Infektionskrankheiten (wie z.B. dem Virus Covid-19) in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Verpflichtungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit;
falls zutreffend, Gesundheitsdaten durch Ausfüllen des Erste-Hilfe-Unfallbuchs, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit nachzukommen; und
Name und ggf. weitere Informationen von Gästen zum Zwecke der Organisation von Veranstaltungen (z. B. Konferenzen, Wohltätigkeitsveranstaltungen oder Veranstaltungen für StudentInnen/Absolventen) und der Bereitstellung von Namensschildern, Teilnehmerlisten, Teamlisten und Tischplänen.

3. Weitergabe personenbezogener Daten

Sobald Sie uns Ihre Daten übermitteln oder diese auf unserer Webseite erhoben werden, leiten wir diese innerhalb von D.CT an die Empfänger weiter, die davon Kenntnis haben müssen.

3.1. Externe Dienstleister

Soweit wir Dienstleister einbinden, die uns bei der Verarbeitung personenbezogener Daten oder anderweitig unterstützen und dabei ggf. mit Ihren personenbezogenen Daten in Kontakt kommen, geschieht dies nur nach vorherigem Abschluss eines sogenannten Vertrags zur Auftragsverarbeitung, mit dem wir unsere Dienstleister verpflichten, personenbezogene Daten nur nach unserer Weisung zu verarbeiten und sie vertraulich zu behandeln. Sollten Ihre personenbezogenen Daten an ein anderes Land außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeleitet werden, dass keinem vergleichbaren Datenschutzniveau unterliegt, stellen wir wiederum sicher, dass die Datenübermittlung auf einem Angemessenheitsbeschluss oder dem Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln beruht.

3.2. Übermittlung von Daten an Dritte

Grundsätzlich werden wir personenbezogene Daten nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Dritte, wie z.B. andere Unternehmen oder Organisationen, weitergeben, verkaufen oder anderweitig vermarkten, es sei denn, eine Weitergabe dieser Daten ist zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen zwischen uns und Ihnen erforderlich.

Zum Beispiel können folgende Kategorien von Empfängern Ihre personenbezogenen Daten erhalten:

Behörden, Gerichte, Parteien eines Rechtsstreits oder deren Beauftragte, denen wir auf Grund geltenden Rechts, geltender Vorschriften, rechtlicher Verfahren oder durchsetzbarer behördlicher Anordnungen Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen müssen, z.B. Steuer- und Zollbehörden, Regulierungsbehörden und deren beauftragte Stellen, Finanzmarktaufsichtsbehörden, öffentliche Register;
Wirtschaftsprüfer oder externe Berater wie Anwälte, Steuerberater, Versicherer oder Banken und
ein anderes Unternehmen im Falle eines Eigentümerwechsels, einer Fusion, einer Akquisition oder einer Veräußerung von Vermögenswerten.

3.3. Übermittlung von Daten an Länder außerhalb der EU/EWR

Wenn es eine ausreichende Rechtsgrundlage gibt, können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder außerhalb der EU/EWR übertragen und dort verarbeitet werden, in denen die Gesetze und Bestimmungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten weniger streng sind. In solchen Fällen werden wir sicherstellen, dass die Datenübermittlung auf einem Angemessenheitsbeschluss oder dem Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln beruht, und Sie über die Folgen einer solchen Datenübermittlung informieren.

4. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber der D.CT Rechte gemäß Artikel 15-21 DSGVO hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Insbesondere haben Sie folgende Rechte:

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten bei D.CT über Sie gespeichert sind und eine Kopie davon verlangen (Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO);
Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die wir gespeichert haben, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, von D.CT jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO);
Sie haben das Recht, von D.CT die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO, und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO);
Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen (Widerspruchsrecht, Art. 21 und 22 DSGVO);
Sie haben das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten an Sie oder einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten oder mit Ihren Anfragen zum Datenschutz umgegangen sind, nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Wir würden es jedoch begrüßen, wenn wir uns um Ihre Bedenken kümmern könnten, bevor Sie sich an die Aufsichtsbehörde wenden.

Es kann sein, dass wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern müssen, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Auskunftsrecht (oder auf die Ausübung Ihrer anderen Rechte) zu gewährleisten. Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die kein Recht haben, sie zu erhalten.

Widerspruch und Widerruf der Einwilligung

Wenn wir Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, so können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigte Interessen), so können Sie der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen (direkt an die D.CT per Post, Fax, E-Mail oder über die oben angegebenen Kontaktdaten). Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht so, wie von uns durchgeführt, verarbeiten sollen. Im Falle Ihres Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

5. Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern personenbezogene Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere aber nicht abschließend § 147 Abgabenordnung und § 257 HGB). Wir löschen gespeicherte personenbezogenen Daten routinemäßig, sobald die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder die Gründe für die Speicherung gemäß den Bestimmung dieser Datenschutzerklärung entfallen sind.

Wenn Sie einer längeren als der gesetzlichen Dauer der Speicherung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten nach Ablauf dieser Frist oder nach Widerruf Ihrer Einwilligung löschen oder sperren (siehe ergänzende Datenschutzerklärung für Bewerber (nur in Englisch) ).

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Sie der Speicherung widersprechen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Der Zweck für die Datenspeicherung entfällt, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass das zugrunde liegende Anliegen abschließend geklärt ist.

6. Grundsätze des Datenschutzes

Wir halten selbstverständlich die geltenden Datenschutzgesetze ein. Diese besagen, in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen haben, dass sie

rechtmäßig, fair und auf transparente Weise verwendet werden;
nur für gültige Zwecke erhoben werden, die wir Ihnen erläutert haben, und nicht in einer Weise, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist;
nur für die Zwecke – und nur für diese – verwenden, über die wir Sie informiert haben;
nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Zwecke, über die wir Sie informiert haben, erforderlich ist; und
sicher aufbewahrt werden.

7. Sicherheit

Entsprechend der gesetzlichen Maßgabe hat D.CT umfangreiche technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um ein Schutzniveau zu gewährleisten, das den Anforderungen des Datenschutzes entspricht.

Mit Hilfe von umfangreichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, schützt D.CT Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder Zugriff durch unberechtigte Dritte.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 17. Juli 2023 geändert. Wir ändern oder ergänzen diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit. Wenn wir Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, werden wir das Änderungsdatum oben in dieser Datenschutzerklärung aktualisieren. Sofern es sich um wesentliche Änderungen handelt, werden wir Maßnahmen ergreifen, um Sie über diese Änderungen zu informieren. Die neue geänderte oder ergänzte Datenschutzerklärung gilt ab dem jeweils genannten Datum. Bitte prüfen Sie immer, ob Sie die letzte Version der Datenschutzerklärung herangezogen haben.

1. Responsibility and Contact

In this Privacy Policy, „D.CT“, „we“, „us“ or „our“ refers to D.CT Deutsche Cleantech GmbH. D.CT is the data controller within the meaning of the GDPR (if applicable), as we use your personal data in the context of our respective relationship with you. You can find D.CT’s address, company name and other legal information at [Imprint].

If you have any comments, complaints or questions about this Privacy Policy or our processing of your personal data, or if you wish to exercise your data subject rights, please feel free to contact us at the following contact details:

D.CT German Cleantech GmbH
Hochstrasse 29
D-60313 Frankfurt
Phone: +49 69 2692354-0
Fax: +49 69 2692354-99
E-mail: info@d-ct.de

2. Processing of Personal Data

This Privacy Policy explains how we collect, store, use, disclose and transfer (hereinafter „Process“) your personal data. The personal data we process depends on the context of your interactions with us, the products, services and features you use, your location and applicable law. We process your data for the reasons described below and only for the purposes intended in each case.

Our services are neither directed at nor intended for children and/or adolescents, both within the meaning of § 7 of SGB VIII, paragraph I, nos. 1 and 2, respectively.

It is important that the personal information we have about you is accurate and up to date. If your personal information changes, please notify us of any changes of which we should be aware. Please use the contact details above or inform your contact person at D.CT.

2.1. Website Visit

2.1.1. Server Logs

When you visit our website, we record the following information:

Your IP address;
the data accessed on the website;
the amount of data transferred;
the website from which the request comes to our website;
the server response code to your browser’s request;
information about the browser you are using
the date, time and duration of your visit to our website; and
other similar data and information used to avert the risk of an attack on our information technology systems.

As a rule, D.CT cannot assign this data to a specific person.

A record of this information is necessary

to transmit the contents of our website correctly
to constantly optimize our website- to ensure the functions of our IT systems and technology of our website on a permanent basis; and
to provide law enforcement authorities with the necessary information for prosecution in the event of a cyber attack. The legal basis for the processing of the data is Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR (for the optimization of our website), Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR (for the proper provision of the content of our website and to ensure the continuous functioning of our IT systems and the technology of our website) and Art. 6 para. 1 lit. c) GDPR (to provide law enforcement authorities with the information necessary for prosecution in the event of a cyber attack).

2.1.2. Personal Data directly Collected from You

We collect and process information that you enter on our website or otherwise submit to us (including by simply visiting the website). This includes data you enter in forms or contact fields or select from lists or menus.

There are some areas on our website where you can submit information to us by uploading documents to our servers through this website or by sending us this information via email. This happens, for example, when you apply online. On our website, you also have the option of contacting D.CT via the contact forms and e-mail addresses, telephone and fax numbers provided there. If you contact us in this way, all resulting personal data will be stored and processed by us for the purpose of processing your request. Your information may be stored in our customer relationship management system. The data will be used exclusively for processing the request. The legal basis for the processing of data is Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR (general inquiries). If the contact is necessary for the implementation of pre-contractual measures, which are carried out in response to your request, the legal basis is Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR. The processing of the personal data collected by us is solely for the effective processing of the requests sent to us.

2.1.3. Cookie Policy

In addition to the above data, when you use our website, we use technical tools for various functions, in particular cookies, which may be stored on your terminal device. Some of them are necessary, while others are not, but help us to improve website navigation, analyze website usage and support our marketing activities. You can consent to the use of the non-essential cookies by clicking the „OK“ button or decline them by clicking the „Decline“ button, as well as select only certain cookie groups (preferences, statistics, marketing) and accept them by clicking the „Allow selection“ button. You can access all these cookie settings at any time and also deselect cookies subsequently at any time.

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Necessary (2)

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Name	Provider	Usage	Lapses	Type
Cookieyes-consent	CookieYes	CookieYes sets this cookie to store users‘ consent preferences so that their preferences are honored on subsequent visits to this site. No personal information about visitors to the site is collected or stored.	1 Year	Necessary
pll_language	Polylang	Polylang sets this cookie to store the language selected by the user when he returns to the website, in order to preserve the language information when it is not available by other means.	1 Year	Necessary

Statistics, Marketing and Tracking (1)

Statistics cookies help website owners understand how visitors interact with the website by collecting and reporting information anonymously.

Name	Provider	Usage	Lapses	Type
_ga	Google	Google Analytics sets cookies to calculate visitor, session, and campaign data and track website usage for the website analytics report. The cookie stores information anonymously and assigns a randomly generated number to recognize individual visitors.	1 Year, 1 Month, 4 Days	Marketing

2.1.4. Services and Contents of Third Parties

Within our website, we use content or service offerings from third parties to integrate their content and services. In the case of technically necessary cookies, we do this on the legal basis of our legitimate interest pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR, in the case of technically unnecessary cookies on the legal basis of your consent pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR. Third-party providers may also use so-called pixel tags (invisible graphics, also known as „web beacons“) for statistical or marketing purposes. The „pixel tags“ can be used to analyze information such as visitor traffic on the pages of this website. On some visits, we may use software tools such as JavaScript to measure and collect session information, including page response times, download errors, length of visits to specific pages, page interaction information (such as scrolling, clicks, and mouse-overs), and methods used to exit the site. We may use this information to measure activity on the Site, to develop ideas to improve our Site, and for any other purpose to the extent permitted by applicable law. The pseudonymous information may also be stored in cookies on the user’s device and may contain, for example, technical information about the browser and operating system, referring website, time of visit, and other information about the use of our online offering, as well as being linked to such information from other sources. We use and commission certain providers with the use of cookies, web beacons and similar tracking technologies (collectively „cookies“) on our website. Below you will find an overview of third-party providers and their content, as well as links to their privacy statements, which contain further information on the processing of data and, if applicable, further options for objection (so-called opt-out).

Google Analytics / Google Search Console

Insofar as you have given your consent, Google Analytics and the Google Search Console, web analytics services provided by Google LLC, is used on this website. The responsible service provider in the EU is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland („Google“). Google Analytics and the Google Search Console use cookies that enable an analysis of your use of our website. The information collected by means of the cookies about your use of this website is usually transferred to a Google server in the USA and stored there. We use the function ‚anonymizeIP‘ (so-called IP masking): Due to the activation of IP anonymization on this website, your IP address will be shortened by Google within member states of the European Union (EU) or in other contracting states of the Agreement on the European Economic Area (EEA). Only in exceptional cases will the full IP address be transmitted to a Google server in the USA and shortened there. The IP address transmitted by your browser as part of Google Analytics/Google Search Console will not be merged with other data from Google.

During your visit to our website, the following data is collected, among other things:

The pages you visit,
Your „click path.“
Achievement of „website goals“ (conversions, e.g. newsletter sign-ups, downloads, purchases),
Your user behavior (for example, clicks, dwell time, bounce rates),
Your approximate location (region)
Your IP address (in shortened form),
technical information about your browser and the end devices you use (e.g. language setting, screen resolution),
your internet service provider,
the referrer URL (via which website/ via which advertising medium you came to this website). On our behalf, Google will use this information for the purpose of evaluating your (pseudonymous) use of the website and compiling reports on website activity. The reports provided by Google Analytics/Google Search Console are used to analyze the performance of our website and the success of our marketing campaigns. The recipient of the data is Google as an order processor. We have concluded an order processing agreement with Google for this purpose. Google LLC, based in California, USA, and possibly US authorities may access the data stored by Google. A transfer of data to the USA cannot be ruled out. The data sent by us and linked to cookies are automatically deleted after 14 months. The deletion of data whose retention period has been reached takes place automatically once a month.

You can also prevent the collection of data generated by the cookie and related to your use of the website (including your IP address) to Google and the processing of this data by Google by

not giving your consent to the setting of the cookie or
downloading and installing the browser add-on to disable Google Analytics HERE (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de).

You can also prevent the storage of cookies by selecting the appropriate settings on your browser software. The legal basis and revocation option for this data processing is your consent, Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR. For more information on Google Analytics/Google Search Console terms of use and Google’s privacy policy, please visit https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/de/ and https://policies.google.com/?hl=de. Data processing terms for Google advertising products and standard contractual clauses for third country transfers of data: https://business.safety.google/adsprocessorterms.

Google Tag Manager

Our website uses Google Tag Manager. Google Tag Manager is a service that allows you to manage marketed website tags through an interface. The Tag Manager tool itself (which implements the tags) is a cookie-less domain and does not register any personal data. The tool causes other tags to be activated, which in turn may register data. Google Tag Manager does not access this information. If recording has been disabled at the domain or cookie level, this setting is retained for all tracking tags implemented with Google Tag Manager. The legal basis for this data processing is your consent, Art. 6 (1) a) GDPR.

CookieYes

Our website uses the cookie consent technology of CookieYes to obtain your consent to the storage of certain cookies in your browser and to document this in a data protection compliant manner. When you enter our website, a cookie is stored in your browser, in which the consents you have given or the revocation of these consents are stored. This data is not passed on to the provider of CookieYes. The collected data will be stored until you request us to delete it or delete the cookie yourself, or until the purpose for storing the data no longer applies. Mandatory legal retention periods remain unaffected.

Details on the data processing of CookieYes can be found at [https://www.cookieyes.com/kb/cookie-consent/].

The CookieYes consent technology is used to obtain the legally required consent for the use of cookies. The legal basis for this is Art. 6 para. 1 lit. c) GDPR.

LinkedIn

Our website uses functions of the LinkedIn network. The provider is LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA. Each time one of our pages containing LinkedIn functions is accessed, a connection to LinkedIn servers is established. LinkedIn is informed that you have visited our web pages with your IP address. If you click the „Recommend Button“ of LinkedIn and are logged into your account at LinkedIn, it is possible for LinkedIn to assign your visit to our website to you and your user account. We would like to point out that we, as the provider of the pages, have no knowledge of the content of the transmitted data or its use by LinkedIn. For more information, please refer to the LinkedIn privacy policy at: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

2.2. Clients/Other Contractual Parties If you have contacted us to enter into a contract (e.g., a retainer agreement) with us, for example, through an email or a meeting with one of our employees, we collect, use and store personal data , such as your name, job title, employer, contact information and other information necessary for the contract (e.g., to advise the client), to a limited extent.

We collect, process and store this personal data for the following purposes:

Identifying associates and employees or contacts of the client or other contracting party.
Advising the client and fulfilling the contract
Correspondence with the client or other contractual partner or the contact persons of the client or other contractual partner
Invoicing
In connection with the settlement of disputes or other legal complaints
Contacting the shareholders or the contact persons of the client or other contractual partner in the case of future business transactions that are of interest to the shareholders and/or clients or other contractual partners
Inviting clients or other contractual partners to participate in marketing or other promotional events or seminars or similar events and informing clients or other contractual partners on other topics that may interest them
Conducting sanctions list/compliance/ MLA screenings (see further details below).
Soliciting feedback (e.g., in a survey about our services and managing, reviewing and responding to feedback received) The legal basis for the processing of the data is Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR, if it is necessary for the conclusion of a contract, for the establishment, implementation and termination of the contract and for the mutual fulfillment of obligations arising from the contract, furthermore Art. 6 para. 1 lit. c) GDPR if it is a legal obligation in case of dispute resolution or other legal complaints, furthermore your consent according to Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR if you have given us your business card, and Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR if it is necessary for the legitimate interests of D.CT. As part of our cooperation with business partners, we are obliged to carry out sanctions list screenings in order to meet existing compliance obligations. Such use of your personal data is based on permission to process personal data for the purpose of complying with a legal obligation under Art. 6 (1) c) GDPR and based on our legitimate interest under Art. 6 (1) f) GDPR or in accordance with the relevant provisions of other applicable law. Partially, we research and use personal data from public sources (such as LinkedIn, Xing and other publicly available sources on the Internet) to complete or correct your data (first names, company, country, etc.). We store this data in our CRM system. The legal basis for this is Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR. Your personal data, such as names, email addresses, organizational information, may also be processed by us in connection with your use of our Microsoft 365 Services. Separate privacy notices apply for this specific purpose (see the Supplemental Privacy Notice for Microsoft365 Cloud Services (English only)).

2.3. Visitors in our Offices

When you visit our office, we may collect the following personal information from you for the following purposes:

Contact information by filling out the security list of visitors as part of our legitimate interests (security of the building);
Video images of you in the entrance and exit areas from CCTV footage as part of our legitimate interests (security of the building);
Your name and the time you entered our office through a security access system, consistent with our legitimate interests (maintaining the security of our office);
Names and meal requests for catering in meetings consistent with our legitimate interests (accommodating the needs of visitors);
Health data to assist in combating infectious diseases (such as the Covid-19 virus) in accordance with our legal health and safety obligations;
If applicable, health data by completing the First Aid Accident Book to comply with our legal health and safety obligations; and
Name and other information of guests, if applicable, for the purpose of organizing events (e.g. conferences, charity events, or student/graduate events) and providing name tags, attendee lists, team lists, and table plans.

3. Forwarding of personal Data

Once you submit your information to us or it is collected on our website, we forward it within D.CT to the recipients who need to know.

3.1. External Service Providers

Insofar as we involve service providers who support us in the processing of personal data or otherwise and who may come into contact with your personal data in the process, this is only done after the prior conclusion of a so-called contract for commissioned processing, with which we oblige our service providers to process personal data only in accordance with our instructions and to treat it confidentially. If your personal data is transferred to another country outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA) that is not subject to a comparable level of data protection, we again ensure that the data transfer is based on an adequacy decision or the conclusion of the EU standard contractual clauses.

3.2. Transfer of Data to third Parties

As a general rule, we will not share, sell or otherwise market personal data to third parties, such as other companies or organizations, without your explicit consent, unless sharing such data is necessary to fulfill our contractual obligations between us and you.

For example, the following categories of recipients may receive your personal data:

Government agencies, courts, parties to litigation or their designees to whom we are required to disclose your personal data pursuant to applicable law, regulation, legal process or enforceable governmental order, e.g., tax and customs authorities, regulatory authorities and their designees, financial market regulators, public registries;
auditors or external advisors such as lawyers, tax advisors, insurers or banks; and
another company in the event of a change of ownership, merger, acquisition or disposal of assets

3.3. Transfer of Non-EU/EEE Countries

If there is a sufficient legal basis, your personal data may be transferred to and processed in other countries outside the EU/EEA where the laws and regulations governing the processing of personal data are less stringent. In such cases, we will ensure that the data transfer is based on an adequacy decision or the conclusion of the EU standard contractual clauses and inform you about the consequences of such data transfer.

4. Your Rights

You have rights vis-à-vis D.CT pursuant to Articles 15-21 of the GDPR with respect to personal data concerning you. In particular, you have the following rights:

You may at any time request information about whether and which personal data D.CT has stored about you and request a copy thereof (right of access, Article 15 GDPR);
If your personal data that we have stored is incorrect or incomplete, you have the right to request that D.CT correct this data at any time (right to rectification, Art. 16 GDPR);
You have the right to request D.CT to delete your personal data or to restrict data processing (right to erasure, Art. 17 GDPR, and right to restriction of processing, Art. 18 GDPR);
You may object to the processing of your personal data at any time (right to object, Art. 21 and 22 GDPR);
You have the right to have your personal data transferred to you or to another controller (right to data portability, Art. 20 GDPR). If you are not satisfied with the way we have handled your personal data or your data protection requests, you have the right to complain to the competent supervisory authority (Art. 77 GDPR). However, we would appreciate the opportunity to address your concerns before you contact the supervisory authority. We may need to request certain information from you to confirm your identity and to ensure your right of access (or to exercise your other rights). This is another reasonable security measure to ensure that personal information is not disclosed to individuals who have no right to receive it.

Revocation of Consent

If we process your data with your consent (Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR, you can revoke your consent at any time with effect for the future. If we process your data on the basis of Art. 6 (1) (f) GDPR (legitimate interests), you may object to the use of your personal data at any time (directly to D.CT by mail, fax, e-mail or via the contact details provided above). When exercising such an objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data in the way we have carried out. In the event of your objection, we will review the merits of the case and either discontinue or adjust the data processing or show you our reasons for continuing the processing.

5. Safeguarding of Personal Data

We store personal data in accordance with the statutory retention periods (in particular, but not conclusively, Section 147 of the German Tax Code and Section 257 of the German Commercial Code). We routinely delete stored personal data as soon as the statutory retention periods have expired or the reasons for storage have ceased to apply in accordance with the provisions of this privacy policy. If you have consented to the storage, processing and use of your data for longer than the statutory period, we will delete or block your data after this period has expired or after you have withdrawn your consent (see Supplementary Privacy Policy for Applicants (English only) ). The data you send to us via contact requests will remain with us until you request us to delete it, you object to its storage or the purpose for storing the data no longer applies. The purpose for data storage ceases to apply if it can be inferred from the circumstances that the underlying concern has been conclusively clarified.

6. Fundamentals of Data Protection

We naturally comply with the applicable data protection laws. These state, with respect to the personal data we have from you, that it will be

used lawfully, fairly and in a transparent manner;
collected only for valid purposes that we have explained to you and not in a way that is incompatible with those purposes;
used only for the purposes – and only for those purposes – about which we have informed you;
kept only for as long as is necessary for the purposes about which we have informed you; and
kept securely.

7. Safety

In accordance with the legal requirement, D.CT has taken extensive technical and organizational measures to ensure a level of protection that meets the requirements of data protection. With the help of extensive technical and organizational security measures, D.CT protects your personal data against accidental or intentional manipulation, loss, destruction or access by unauthorized third parties.

8. Amendments to this Privacy Policy

This Privacy Policy was last modified on July 17, 2023. We may change or amend this Privacy Policy from time to time. If we make changes to this Privacy Policy, we will update the change date at the top of this Privacy Policy. If the changes are material, we will take steps to notify you of those changes. The new amended or supplemented Privacy Policy will be effective as of the date indicated. Please always check whether you have consulted the latest version of the Privacy Policy.

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